Die Zeiterfassung

In GisboWeb 2.0 erfolgt die Zeiterfassung anhand von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten. Das System ermöglicht es, die wichtigsten Zeitpunkte des Arbeitstags präzise zu dokumentieren. Welche Buchungsmöglichkeiten angezeigt werden, hängt von den Einstellungen und Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Jede Buchung dient dazu, die tatsächlichen Anwesenheitszeiten sowie eventuelle Dienstgänge und Pausen lückenlos zu erfassen. So wird eine transparente und nachvollziehbare Arbeitszeiterfassung gewährleistet, die sowohl für die interne Organisation als auch für gesetzliche Nachweispflichten genutzt werden kann.

GisboWeb 2.0 unterscheidet grundsätzlich zwei Arten von Zeitbuchungen:

• Zeitbuchung in Echtzeit, die nur für den aktuellen Tag möglich ist

• Nachträgliche Buchungen für alle anderen Fälle

Ausführliche Informationen dazu finden Sie in den Kapiteln Echtzeitbuchungen durchführen und Zeiten nachträglich buchen.

Richtig buchen

Damit die Buchungen eines Tages akzeptiert werden, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Buchungen müssen in vollständigen Buchungspärchen in der zeitlich korrekten Reihenfolge vorhanden sein:

  • richtig: Kommt - Pausenanfang - Pausenende - Geht

  • falsch: Kommt - Pausenanfang - Dienstgang - Dienstgangende - Pausenende

• Es muss immer ein vollständiger Tag abgebildet sein.

• Es können mehrere “Kommt-Geht-Paare” an einem Tag gebucht werden. Die Zeit zwischen einem “Geht” und dem nächsten “Kommt“ berechnet GisboTimer als Pause:

  • 8:00 Uhr Kommt - 12:00 Geht - 12:30 Kommt - 17:00 Geht ist gleichbedeutend mit 8:00 Uhr Kommt - 12:00 Pausenanfang - 12:30 Pausenende - 17:00 Geht.

• Ein Buchungspaar kann auch über den Tageswechsel hinweg gebucht werden, was in der Regel bei Nachtdiensten der Fall ist:

  • Montag, 22:00 Kommt - Dienstag, 04:00 Geht.

• Buchungspaare müssen am gleichen Ort gebucht werden. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn Ihre Organisation zwischen Buchungen vor Ort und Buchungen im Homeoffice unterscheidet (Siehe Abschnitt Vor Ort oder Homeoffice? weiter unten):

  • richtig: Kommt (HO) - Geht (HO)

  • falsch: Kommt (Vor Ort) - Geht (HO)

Fehlbuchungen

Sind die unter Korrekt buchen genannten Kriterien nicht erfüllt, entsteht ein Buchungsfehler, der manuell behoben werden muss. Die betreffenden Benutzer werden vom System automatisch informiert und können die Fehlbuchung selbst bereinigen. Alternativ kann die Fehlbuchung in GisboTimer in der Maske Zeiterfassung bearbeitet werden. Ausführliche Informationen zum Korrigieren von Fehlbuchungen finden Sie im Kapitel Korrekturbuchung durchführen.

Die Prüfung auf eine Fehlbuchung erfolgt direkt nach einer Geht-Buchung des aktuellen Tages. Ist keine Geht-Buchung für den Tag erfasst, erfolgt die Prüfung im Nachtprozess.

Vor Ort oder Homeoffice?

Unterscheidet ihre Organisation, ob die Zeiten vor Ort oder im Homeoffice gebucht wurden, müssen Sie zwischen den beiden Orten umschalten. In diesem Fall wird über den Schaltflächen für die Zeitbuchungen eine Schaltfläche zum Umschalten angezeigt. Ist diese Unterscheidung nicht nötig, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Einstellung für Buchung vor Ort	Einstellung für Buchung Homeoffice